Viết Email Tiếng Trung: Mẫu Câu Thực Chiến Cho Người Đi Làm

Email tiếng Trung là 电子邮件 (diànzǐ yóujiàn) hoặc viết tắt là 电邮 (diànyóu), động từ “viết email” là 写电子邮件 (xiě diànzǐ yóujiàn).

Nếu bạn đang học tiếng Trung để phục vụ công việc, viết email là một trong những kỹ năng thực tế nhất bạn cần biết. Đây là một phần trong lộ trình học tiếng Trung cho người đi làm: từ giao tiếp cơ bản đến xử lý tình huống công việc chuyên nghiệp bằng tiếng Trung.

Dựa trên điều này và bài viết “Cách viết CV bằng tiếng Trung” mà chúng mình đã xuất bản trước đó, Flexi Classes nghĩ rằng đây là thời điểm thích hợp để gửi đến bạn bài viết này!

Sau bài viết này, bạn sẽ nắm được:

• Bố cục email tiếng Trung
• Từ vựng và câu thông dụng khi viết email tiếng Trung
• Email mẫu hoàn chỉnh
• Kết hợp sử dụng WeChat trong trao đổi công việc

Cách Viết Email Bằng Tiếng Trung – Tại Sao Viết Email Tiếng Trung Là Kỹ Năng Không Thể Thiếu Khi Đi Làm?

Cách Viết Email Bằng Tiếng Trung – Những Điều Cần Biết Đầu Tiên

Cách Viết Email Bằng Tiếng Trung – Người gửi, Người nhận & Tiêu Đề

Cách Viết Email Bằng Tiếng Trung – Lời Mở Đầu

Cách Viết Email Bằng Tiếng Trung – Nội Dung Email

Cách Viết Email Bằng Tiếng Trung – Những Câu Cơ Bản

Cách Viết Email Bằng Tiếng Trung – Kết Thúc Email

Cách Viết Email Bằng Tiếng Trung – Email Hoàn Chỉnh Cho Người Đi Làm

Cách Viết Email Bằng Tiếng Trung – Ví Dụ Email

Cách Viết Email Bằng Tiếng Trung – Sử dụng WeChat trong trao đổi công việc

Cách Viết Email Bằng Tiếng Trung – FAQ

Tại Sao Viết Email Tiếng Trung Là Kỹ Năng Không Thể Thiếu Khi Đi Làm?

Viết email bằng tiếng Trung thoạt đầu có vẻ ‘khó nhai’, đặc biệt đối với người không phải là người bản xứ. Tuy nhiên, nắm vững những kiến thức cơ bản và cấu trúc của email tiếng Trung là một kỹ năng thiết yếu trong môi trường làm việc toàn cầu hiện nay. Cho dù bạn đang giao tiếp với đối tác kinh doanh, đồng nghiệp hay khách hàng, việc soạn thảo một email rõ ràng và chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng. Trong hướng dẫn toàn diện này, bạn sẽ học cách viết email tiếng Trung hiệu quả và nâng cao kỹ năng ứng dụng ngôn ngữ của mình.

Tin tốt là cấu trúc email tiếng Trung trong công việc khá cố định. Một khi bạn nắm được khung sườn và bộ mẫu câu thực chiến, bạn có thể viết hầu hết các loại email công việc mà không cần dịch từng từ.

Bài viết này chia email tiếng Trung theo từng phần để bạn có thể học từng phần riêng lẻ rồi ghép lại thay vì cố gắng nhớ một lúc toàn bộ.

Những Điều Cần Biết Đầu Tiên

Trước khi chúng ta bắt đầu với từ vựng và học cách xây dựng nên một email bằng tiếng Trung, điều quan trọng là bạn cần biết những điều sau đây.

• Dấu câu trong tiếng Trung, dù về cơ bản giống nhau, nhưng có vẻ hơi khác trên màn hình, vì vậy hãy chắc chắn sử dụng chúng thay vì các dấu câu tiếng Việt.

Điều này có thể khiến bạn cảm thấy bối rối một chút, nhưng trong tiếng Trung có một loại dấu phẩy thứ hai như thế này.

Viết ở đây、viết ở đây

Dấu phẩy này được sử dụng để tách các danh từ, điều này có thể gây một chút nhầm lẫn!

Email trong tiếng Trung là văn bản trang trọng.

Do đó, bạn sẽ phải sử dụng những từ vựng trang trọng, không phổ biến trong hội thoại hằng ngày.

Tất cả đều đến từ việc thực hành! Có một người bạn/đồng nghiệp người Trung Quốc thực sự giúp ích trong những trường hợp như thế này, nhưng hiện tại, chúng mình sẽ là hướng dẫn viên của bạn!

Người gửi, Người nhận & Tiêu Đề

Trước khi bắt đầu viết email bằng tiếng Trung, chúng ta cần xác định người nhận và đặt tiêu đề cho email để người nhận biết nội dung sẽ nhận được.

Dưới đây là những từ vựng quan trọng bạn cần biết:

Bạn có thể giải mã thông tin sau không?

发件人 – [email protected]
收件人 – [email protected]
抄送 – [email protected], [email protected]
日期 – Một thời điểm trong năm 2026
主题 – Kế hoạch thực thi tháng 10

Ai là người gửi và ai là người được CC? Hãy cho chúng mình biết câu trả lời của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!

Lời Mở Đầu

Trang trọng

Có nhiều cách để xưng hô khi viết email, dưới đây là danh sách hữu ích giúp bạn chọn cách phù hợp nhất:

Cách xưng hô phổ biến nhất là Kính gửi – 尊敬的 (zūn jìng de), sau đó là tên (thường là họ trong tiếng Trung) và giới tính/vị trí.

Ví dụ, nếu bạn muốn xưng hô với Thầy Wang, bạn sẽ viết email như sau:

尊敬的Wang老师

KIỂM TRA – Bạn có thể đọc được câu này không? Bình luận dưới đây với câu trả lời! Chúng mình sẽ cho bạn biết nếu bạn trả lời đúng!

尊敬的李女士 zūn jìng de lǐ nǚ shì

Không trang trọng

Có một số lựa chọn thoải mái hơn mà bạn cũng có thể sử dụng. Bạn có thể chọn cách phù hợp nhất với bạn:

• 亲爱的 (qīn ài de) Thân gửi (thay thế cho zūn jìng de)
• 您好 (nín hǎo) hoặc 你好 (nǐ hǎo) – trở lại với cách chào đơn giản trong tiếng Trung
• 敬爱的 (jìng ài de) – Kính mến (thường được dùng giữa các thầy cô giáo)

Nếu bạn không chắc nên xưng hô với ai, bạn có thể dùng 致相关负责人 (zhì xiāng guān fù zé rén) Kính gửi người quan tâm/phụ trách

hoặc 尊敬的招聘主管 (zūnjìng de zhāopìn zhǔguǎn) Kính gửi người phụ trách tuyển dụng

Bạn sẽ có nhiều lựa chọn để chọn. Nếu không chắc chắn và không hiểu lắm về phần này, hãy bình luận dưới đây và chúng mình sẽ cố gắng giúp bạn.

Tất nhiên, đừng quên hỏi những người nói tiếng Trung bản địa nhé!

Trong phần mở đầu này, nếu người nhận chưa biết bạn là ai, bạn sẽ cần thêm một đoạn giới thiệu sơ qua về bản thân để email rõ ràng hơn. Nếu bạn chưa quen giới thiệu bản thân bằng tiếng Trung trước khi bước vào email trao đổi công việc, xem thêm bài viết giới thiệu bản thân bằng tiếng Trung với những mẫu câu thực tế nhé.

Nội Dung Email

Nội dung email tiếng Trung đa số có thể giống với định dạng email thông thường.

Các Loại Email Công Việc Phổ Biến Nhất Bằng Tiếng Trung

Email xác nhận đơn hàng (确认订单 quèrèn dìngdān)

Mẫu email xác nhận đơn hàng:

您好，感谢您的订单。我们已确认收到，预计交货日期为[ngày]。如有疑问，请随时联系我们。

Nín hǎo, gǎnxiè nín de dìngdān. Wǒmen yǐ quèrèn shōudào, yùjì jiāo huò rìqī wèi [ngày]. Rú yǒu yíwèn, qǐng suíshí liánxì wǒmen.

Xin chào, cảm ơn bạn đã đặt hàng. Chúng tôi đã xác nhận nhận được đơn, dự kiến ngày giao hàng là [ngày]. Nếu có câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi bất cứ lúc nào.

Email báo cáo tiến độ (进度汇报 jìndù huìbào)

Mẫu câu báo cáo tiến độ:

您好，以下是本周项目进度汇报。目前进度正常，预计按时完成。如有需要，请告知。

Nín hǎo, yǐxià shì běn zhōu xiàngmù jìndù huìbào. Mùqián jìndù zhèngcháng, yùjì ànshí wánchéng. Rú yǒu xūyào, qǐng gào zhī.

Xin chào, dưới đây là báo cáo tiến độ dự án tuần này. Tiến độ hiện tại bình thường, dự kiến hoàn thành đúng hạn. Nếu cần gì thêm, vui lòng cho tôi biết.

Nếu công việc của bạn liên quan đến báo cáo tài chính hoặc kế toán, xem thêm bộ từ vựng tiếng Trung kế toán và tài chính để bổ sung thêm thuật ngữ chuyên ngành vào email của bạn.

Email xin nghỉ phép (请假邮件 qǐngjià yóujiàn)

Mẫu câu xin nghỉ phép:

尊敬的[tên người phụ trách]，我因[lý do]，申请[số ngày]天假期，时间为[ngày bắt đầu]至[ngày kết thúc]。工作期间由[tên đồng nghiệp]代理。请批准，谢谢。

Zūnjìng de [tên người phụ trách], wǒ yīn [lý do], shēnqǐng [số ngày] tiān jiàqī, shíjiān wèi [ngày bắt đầu] zhì [ngày kết thúc]. Gōngzuò qījiān yóu [tên đồng nghiệp] dàilǐ. Qǐng pīzhǔn, xièxiè.

Kính gửi [tên người phụ trách], tôi xin nghỉ phép [số ngày] ngày vì [lý do], từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc]. Công việc trong thời gian này sẽ do [tên đồng nghiệp] phụ trách. Kính mong được phê duyệt, cảm ơn.

Những Câu Cơ Bản Trong Email Tiếng Trung

Như chúng mình đã đề cập trước đó, khi viết email, một yếu tố trang trọng thường được sử dụng mà không phải lúc nào cũng thể hiện khi nói, và điều này cũng áp dụng với tiếng Trung.

Chúng ta có thể biết cách nói và truyền đạt ý của mình nhưng việc sử dụng ngữ pháp chính xác và từ ngữ đúng là rất quan trọng.

Hy vọng rằng những câu dưới đây sẽ giúp bạn liên kết các câu văn và thêm phần tinh tế cho email của bạn bằng tiếng Trung:

Kết Thúc Email

Vậy là bạn đã viết xong email bằng tiếng Trung rồi đó, xin chúc mừng!

Giờ là lúc để kết thúc email.

Để kết thúc email, hãy sử dụng những cụm từ lịch sự và phù hợp.

Đơn giản hơn, lựa chọn tốt nhất cho một email trang trọng luôn là lựa chọn cuối cùng trong danh sách các câu trên – 此致敬礼 (cǐ zhì jìng lǐ) Trân trọng.

Sau đó, chỉ cần thêm một mục chữ ký và thông tin liên lạc đúng quy chuẩn vì văn hóa danh thiếp vẫn còn rất quan trọng ở Trung Quốc.

Chữ ký của bạn nên bao gồm chức danh, công ty và thông tin liên hệ, chẳng hạn như số điện thoại và email.

Biết cách viết email chỉ là một phần trong bức tranh tổng thể. Nếu bạn muốn xây dựng kỹ năng tiếng Trung bài bản hơn giúp bạn tự tin trong mọi tình huống công việc, xem thêm lộ trình học tiếng Trung cho người đi làm mà mình đã tổng hợp đầy đủ nhé!

Dưới đây là hướng dẫn nhanh của chúng mình về chữ ký email bằng tiếng Trung.

明黎 / Minh Lê
市场总监 / Giám đốc Marketing
Flexi Classes 公司 / Flexi Classes
地址 – Địa chỉ của bạn
电话 – Số điện thoại của bạn
邮箱 – Email của bạn

地址 (dì zhǐ) nghĩa là địa chỉ, 电话 (diàn huà) là số điện thoại và 邮箱 (yóu xiāng) là hòm thư.

Email Mẫu Hoàn Chỉnh Cho Người Đi Làm

Mẫu 1 — Email xác nhận họp với đối tác Trung Quốc

发件人 (fājiànrén)：[email của bạn]
收件人 (shōujiànrén)：[email đối tác]
主题 (zhǔtí)：会议确认 (huìyì quèrèn) — [ngày họp]

尊敬的 [họ của người nhận] 先生 / 女士

zūnjìng de [họ của người nhận] xiānsheng/nǚshì

Kính gửi ông/bà [họ của người nhận]

您好！感谢您抽出时间。

nín hǎo, gǎnxiè nín chōu chū shíjiān

Chào ông/bà! Cảm ơn ông/bà đã dành thời gian.

兹确认我们将于[ngày]下午 [giờ] 进行会议，

zī quèrèn wǒmen jiāng yú[ngày] xiàwǔ [giờ] jìnxíng huìyì

Chúng tôi xin xác nhận sẽ tổ chức cuộc họp vào lúc [ngày] chiều [giờ].
地点为 [địa điểm / nền tảng online]。

dìdiǎn wèi [địa điểm / nền tảng online]

Vị trí là [địa điểm / nền tảng online]

会议议程如下 :

huìyì yìchéng rúxià:

Chương trình của cuộc họp như sau:

1. [Nội dung 1]

2. [Nội dung 2]

3. [Nội dung 3]

如需调整，请提前告知。

rú xū tiáozhěng, qǐng tíqián gào zhī

Vui lòng thông báo trước cho chúng tôi nếu cần điều chỉnh.
期待与您的会面。

qīdài yǔ nín de huìmiàn

Rất mong được gặp ông/bà.

此致敬礼 (cǐ zhì jìng lǐ)
[Tên của bạn]
[Chức danh] | [Công ty]
电话 (diànhuà)：[số điện thoại]
邮箱 (yóuxiāng)：[email của bạn]

Mẫu 2 — Email theo dõi sau cuộc họp (follow-up)

发件人 (fājiànrén)：[email của bạn]
收件人 (shōujiànrén)：[email đối tác]
主题 (zhǔtí)：会后跟进 (huì hòu gēnjìn) — [tên dự án / cuộc họp]

尊敬的 [họ của người nhận] 先生 / 女士

zūnjìng de [họ của người nhận] xiānsheng/nǚshì

Kính gửi ông/bà [họ của người nhận]

感谢您今天参加会议。

gǎnxiè nín jīntiān cānjiā huìyì

Cảm ơn quý vị đã tham dự cuộc họp hôm nay.

以下是我们讨论的主要内容总结：

yǐxià shì wǒmen tǎolùn de zhǔyào nèiróng zǒngjié

Sau đây là tóm tắt những điểm chính trong cuộc thảo luận của chúng ta:

• [Điểm chính 1]
• [Điểm chính 2]
• [Điểm chính 3]

接下来的行动计划如下：

jiē xiàlái de xíngdòng jìhuà rúxià

Kế hoạch thực thi tiếp theo như sau:

• [Việc cần làm] — 负责人 (fùzérén)：[tên] — 截止日期 (jiézhǐ rìqī)：[ngày]

如有任何问题，欢迎随时联系。

rú yǒu rènhé wèntí, huānyíng suíshí liánxì

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi.

此致敬礼

cǐ zhì jìng lǐ

Trân trọng
[Tên của bạn]

Đã đến lúc áp dụng tất cả những điều này vào thực hành rồi.

Để cho bạn cái nhìn trực quan về mọi thứ trông như thế nào, đây là một số ví dụ về email hoàn toàn bằng tiếng Trung.

Email 1

Đây là một email Zoom chung, điều mà chắc chắn đại đa số các bạn đều quen thuộc sau năm 2020!

Bạn hiểu được gì và có gặp khó khăn ở chỗ nào không? Hãy cho chúng mình biết trong phần bình luận dưới đây.

Bạn có thể nhận ra bất kỳ từ khóa nào mà chúng ta đã thảo luận trước đó không? Bạn có thấy cách email được gửi và cách ký tên không?

发件人：Zoom 
时 间：2020年11月11日（星期三）下午3 : 29
收件人：Jane <[email protected]>

Jane Lee您好！
Jane Lee nín hǎo!

您已成功删除以下Zoom会议。
Nín yǐ chénggōng shānchú yǐxià Zoom huìyì.

会议ID：770 7058 3534
主题：Jane Li
时间：2020年11月11日 03:15 下午 北京，上海
Yì ID: 770 7058 3534
Zhǔ tí: Jane Li
Shí jiān: 2020 Nián 11 yuè 11 rì 03:15 Xiàwǔ běijīng, shànghǎi

如果要恢复此会议，请前往最近删除。最近删除的会议将在7天后永久删除。
Rúguǒ yào huīfù cǐ huìyì, qǐng qiánwǎng zuìjìn shānchú. Zuìjìn shānchú de huìyì jiāng zài 7 tiānhòu yǒngjiǔ shānchú.

感谢您选择Zoom。
– Zoom团队
Gǎnxiè nín xuǎnzé Zoom.
– Zoom tuánduì

Email 2

Đây chỉ là một phần của email nhưng thử thách của bạn là hiểu được nội dung của nó.

Vẫn có rất nhiều từ khóa mà chúng mình nghĩ bạn sẽ có thể giải mã được. Nếu không thì chúng mình sẽ tiết lộ tất cả ở dưới đây luôn!

Trước hết hãy chú ý phần mở đầu, 尊敬的 theo sau là tên, giống như chúng ta đã thảo luận ở trên!

Vậy những từ khóa cần ghi nhớ sẽ là:

• 车票 – Vé tàu
• 车站 – Ga tàu
• 常州 – Thường Châu (một thành phố ở Trung Quốc)
• 北京 – Bắc Kinh (thủ đô của Trung Quốc)

Chỉ với bốn từ khóa này và ngày giờ được cho, bạn nên biết rằng email này là một email xác nhận vé tàu.

Điều này chứng minh rằng chỉ cần biết một chút tiếng Trung, bạn có thể sử dụng trí óc để giải mã nhiều hơn bạn nghĩ.

Email 3

Cuối cùng, bạn có thể hiểu được email này không:

Điều đầu tiên cần chú ý từ email này là ai đã gửi nó.

JD (Jing Dong) là một nhà bán lẻ trực tuyến khổng lồ của Trung Quốc, nơi bạn có thể mua mọi thứ.

Hãy xem cách họ giới thiệu email bằng phương pháp không trang trọng.

会员 nghĩa là thành viên.

Vậy đây là một email từ một nhà bán lẻ trực tuyến gửi đến một thành viên. Các từ khóa khác bao gồm:

• 月度 – Hàng tháng
• 账单 – Hóa đơn
• 我的订单 – Đơn hàng của tôi

Viết email tiếng Trung chuẩn là kỹ năng có thể học được, khi bạn đã nắm được khung sườn, phần còn lại chỉ là điền từ vựng phù hợp với từng tình huống. Bước tiếp theo là luyện đọc và viết email thật trong môi trường có người bản xứ phản hồi ngay lập tức, vì đó là cách duy nhất để từ “hiểu” sang “tự viết được mà không cần tra”.

Nếu bạn đang xây dựng tiếng Trung để dùng trong công việc một cách bài bản hơn, xem thêm lộ trình học tiếng Trung cho người đi làm mình đã tổng hợp từng bước từ nền tảng đời sống đến giao tiếp chuyên nghiệp thực chiến.

Sử Dụng WeChat Trong Trao Đổi Công Việc

Chắc hẳn bạn đã biết WeChat là ứng dụng nhắn tin phổ biến nhất tại Trung Quốc. WeChat có mặt ở khắp nơi trong đời sống thường nhật của người Trung Quốc, bao gồm nhắn tin, mạng xã hội, thanh toán, giao thông, phần mềm làm việc, chia sẻ tài liệu và bất cứ thứ gì khác bạn có thể tưởng tượng.

Vì vậy, chúng ta có thể thấy rằng người Trung Quốc sẽ không thể làm việc nếu thiếu WeChat. Ứng dụng này đóng vai trò quan trọng tương tự email trong thế giới kinh doanh về mặt nhắn tin.

Ngoài ra, WeChat còn tích hợp các chương trình nhỏ tương tự như các ứng dụng và phần mềm. Vì vậy, trong một tin nhắn WeChat, bạn có thể chia sẻ liên kết tài liệu, phần mềm CRM, hóa đơn, bảng dự án, liên kết sản phẩm, v.v. Bất cứ thứ gì liên quan đến quy trình làm việc hoặc giao dịch kinh doanh đều có thể được tích hợp vào tin nhắn WeChat.

Điều đó khiến việc biết cách sử dụng WeChat trong các cuộc trò chuyện về công việc trở nên vô cùng quan trọng. Khi bạn nắm vững cách nhắn tin trên WeChat cho mục đích làm việc, bạn sẽ thực sự hòa nhập vào môi trường bản địa.

Những cụm từ WeChat hữu ích để sử dụng trong kinh doanh

WeChat tiếng Trung là 微信  (wēi xìn) 

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) Về Cách Viết Email Tiếng Trung